Beste måte å samle informasjon om allergier fra gjester
Den beste måten å samle informasjon om allergier fra gjester er å spørre direkte i invitasjonen, ikke i en løs tråd eller muntlig beskjed du må huske selv. Når svaret kommer inn samtidig med påmeldingen, har du all informasjonen samlet ett sted før du planlegger meny og bordplassering.
Spør i invitasjonen, ikke etterpå
Legg inn et eget felt for allergier og matintoleranser der gjesten svarer på invitasjonen. Da slipper du å jage svar i etterkant, og du unngår at viktig informasjon blir sagt muntlig i en gang og glemt i en annen. I Festsvar kan du legge til dette feltet direkte i den digitale invitasjonen, slik at svaret havner i gjestelisten automatisk.
Be om konkret informasjon, ikke bare ja eller nei
Et avkrysningsfelt for «allergier: ja/nei» gir deg lite å jobbe med på kjøkkenet. Be heller om en kort fritekst der gjesten skriver hva allergien eller intoleransen gjelder, og hvor alvorlig den er. Det gir cateringen eller deg selv noe konkret å planlegge etter, i stedet for å måtte ringe rundt for detaljer.
Samle alt i én gjesteliste
Når allergiinformasjon kommer inn via flere kanaler, tekstmeldinger, telefonsamtaler, kommentarer på sosiale medier, blir det fort umulig å ha oversikt. Hold all informasjonen i én gjesteliste der du kan se allergier per gjest sammen med bord- og menyvalg. Festsvar samler svarene fra invitasjonen i gjestelisten, slik at du ikke trenger å notere det manuelt flere steder.
Del informasjonen med riktig person i tide
Det hjelper lite at du har oversikten hvis cateringfirmaet eller den som lager maten ikke får den i tide. Sett en frist for når allergiopplysninger må være inne, og del en oppdatert liste med kjøkkenet noen dager før festen, ikke dagen før. Da er det tid til å justere menyen hvis noe må endres.
Husk at allergiopplysninger er sensitive
I Norge regnes opplysninger om allergier som helseopplysninger etter personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR), som også gjelder i Norge gjennom EØS-avtalen. Det stiller krav til hvordan slike opplysninger lagres og hvem som får tilgang til dem, selv i en privat sammenheng som en fest. Lagre informasjonen samlet og del den bare med dem som faktisk trenger den, som cateringen eller kjøkkenpersonalet. Planlegger du fest i et annet land, bør du sjekke hvilke personvernregler som gjelder der.
Følg opp de som ikke har svart
Noen gjester glemmer å fylle ut allergifeltet, spesielt hvis de svarer raskt på invitasjonen uten å tenke over medisinske forhold. Sett av tid til å sjekke gjestelisten noen uker før festen og send en kort påminnelse til dem som mangler svar. Det er bedre å spørre en gang for mye enn å oppdage en alvorlig allergi først ved buffeten.
Ofte stilte spørsmål
Hva er best måte å samle informasjon om allergier fra gjester?
Den beste måten er å be om allergiinformasjon i selve invitasjonen, slik at svaret kommer inn samtidig med påmeldingen og havner i gjestelisten din automatisk.
Bør jeg spørre om allergier muntlig eller skriftlig?
Skriftlig er tryggere. Muntlige beskjeder er lette å glemme eller misforstå, mens et skriftlig svar i invitasjonen blir liggende der du kan finne det igjen.
Hvor lenge kan jeg lagre allergiopplysninger om gjestene mine?
I Norge gjelder personvernforordningen (GDPR) også for private arrangementer der du samler helseopplysninger som allergier, så du bør slette informasjonen når festen er over og du ikke lenger trenger den. Reglene kan være annerledes i andre land, så sjekk hva som gjelder der du bor.
Hva gjør jeg hvis en gjest ikke har svart på allergispørsmålet?
Følg opp med en kort påminnelse noen uker før festen. Det er bedre å spørre en ekstra gang enn å stå uten informasjon når maten skal serveres.
Skal jeg dele allergiinformasjon med cateringfirmaet?
Ja, del en oppdatert liste med den som lager maten noen dager før festen, slik at det er tid til å tilpasse menyen. Del bare med dem som faktisk trenger informasjonen.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Én oversikt for søsken som deler omsorgen
Delt doseliste for familien
Fast pris, uansett hvor mange elever
Også på norsk, laget av oss.