Planlegge firmafest
En firmafest er et arrangement med en gjesteliste som endrer seg, en frist fra kateringen, og en arrangør som også har en vanlig jobb. Det som pleier å gå galt er ikke festen, men innsamlingen: hvem kommer, hvem har med følge, og hvem spiser ikke fisk. Her er rekkefølgen som gjør det minst arbeid.
Sett datoen før du har lokalet
Særlig i november og desember er det datoen som er den knappe ressursen — folk har flere julebord å velge mellom. Send ut datoen så snart den er bestemt, selv om sted og program ikke er klart. En kort beskjed nå gir deg flere gjester enn en pen invitasjon om tre uker.
Avklar de tre tallene tidlig
Budsjett per hode, om følge er velkomment, og hva firmaet dekker. De tre svarene bestemmer nesten alt annet, og de er lettere å få avklart i oktober enn i midten av november. Er følge velkomment, si det i invitasjonen — ellers får du spørsmålet enkeltvis fra tjue personer.
Én kanal for påmelding
Påmeldinger som kommer på e-post, i chatten og i gangen blir aldri til én liste uten at noen gjør jobben manuelt. Gi alle den samme lenken, og la svaret inneholde det du faktisk trenger: kommer eller ikke, følge, og allergier eller spesialkost. Da er lista ferdig i det siste svaret kommer inn.
Sett en intern frist før kateringens frist
Finn ut når lokalet eller kateringen trenger endelig antall, og sett din egen frist minst en uke før. Den uka er til purring, og den kommer du til å bruke. Skriv din frist i invitasjonen, ikke deres.
Program, også når det er uformelt
Folk vil vite når de skal møte, når det er mat, og når det er over — de skal hente barn, ta tog, eller bestille taxi. Tre klokkeslett i invitasjonen sparer deg for alle spørsmålene. Er det taler, premier eller en quiz, sett dem inn i programmet så de som skal gjøre noe vet når.
Bordkart lønner seg også på en firmafest
Det er fristende å la folk sette seg hvor de vil, og resultatet er at hver avdeling setter seg for seg selv. Et enkelt bordkart blander folk som ellers ikke snakker sammen, og det gjør serveringen av spesialkost mye enklere. Det trenger ikke være mer enn navn på bordene og hvem som sitter hvor.
Uka før
Bekreft antall med lokalet, send allergilisten, sjekk at de som skal holde en tale vet det, og send en siste melding til alle med tid, sted og veibeskrivelse. Den siste meldingen er den som sørger for at folk faktisk møter opp riktig sted til riktig tid.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid i forveien bør en firmafest annonseres?
For et julebord: så snart datoen er bestemt, gjerne i oktober. For andre firmafester holder det med fire til seks uker, men send datoen tidligere hvis den ligger i en travel periode.
Bør ansatte kunne ta med følge?
Det er en budsjettbeslutning, men avklar den før invitasjonen går ut og skriv det tydelig. Er det åpent, bør folk kunne be om det slik at antallet ditt stemmer.
Hvordan får jeg inn allergier uten å mase?
Spør i samme skjema som påmeldingen. Alle som melder seg på blir spurt én gang, og du slipper en egen runde til etterpå.
Hva gjør jeg med de som melder avbud i siste liten?
Avtal med lokalet på forhånd hvor sent du kan justere antallet, og hvor mange plasser som er bindende. Det er den avtalen som avgjør hva et avbud koster, ikke hvor raskt du får beskjed.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.