Svarfrist på invitasjonen
Svarfristen er den ene datoen som avgjør om resten av planleggingen går rolig eller i panikk. Den bestemmer når du kan bestille mat, når du kan lage bordkart, og hvor mange runder med purringer du rekker. Her er hvordan du setter den, og hva du gjør med de som ikke svarer likevel.
Hva RSVP betyr
RSVP står for «répondez s'il vous plaît» — «svar, er du snill». Det er en oppfordring om å gi beskjed enten du kommer eller ikke, ikke bare hvis du kommer. Mange leser det som «si fra hvis du kommer», og det er nettopp derfor du sitter igjen med en håndfull ubesvarte. Skriv heller rett ut på norsk hva du ønsker: «Svar ja eller nei innen 1. april», så er det ingen tvil.
Når invitasjonen bør sendes
Jo lengre reise og jo større arrangement, jo tidligere. For et bryllup er det vanlig med en forhåndsvarsling (save the date) et halvt år før og selve invitasjonen et par–tre måneder før. For en konfirmasjon eller et jubileum holder det gjerne med seks til åtte uker. For et julebord eller en firmafest der folk allerede har en full desember, er tidlig alltid bedre enn pent.
Hvor lang frist du bør gi
Tre til fire uker fra invitasjonen går ut er nok for de fleste. Kortere, og folk rekker ikke å sjekke kalenderen; lengre, og de legger den bort og glemmer den. Det viktigste er ikke lengden, men at fristen ligger et godt stykke før den datoen du selv må gi tall til lokalet eller kateringen — legg inn minst en uke mellom de to, til purring og etternølere.
Gjør det så lett som mulig å svare
Hvert ekstra steg koster deg svar. Å måtte lage en konto, laste ned noe, eller finne fram en e-postadresse er nok til at folk utsetter. Det som virker best er en personlig lenke rett til gjesten, der svaret er ett trykk og alt annet er valgfritt. Da svarer folk mens de står med telefonen i hånda, og ikke «senere i kveld».
Purring: én gang, vennlig, med lenken på nytt
De fleste som ikke har svart, har ikke sagt nei — de har glemt det. Send én kort påminnelse noen dager før fristen, med lenken i meldingen, og hold den lett i tonen. Har du ikke hørt noe en uke etter fristen, ring. Én telefon tar to minutter og gir deg et sikkert tall, som er verdt mer enn tre høflige meldinger.
Regn med et lite svinn uansett
Noen svarer ja og kommer ikke, og noen få svarer aldri. Det finnes ingen offisiell norsk statistikk på hvor stor andel det er, og vi gjetter ikke på et tall her — men det er verdt å vite at det skjer, og å avklare med lokalet hvor sent du kan justere antallet. Det er den avtalen, ikke gjettingen, som redder deg.
Ofte stilte spørsmål
Hva skriver jeg hvis noen ikke svarer i det hele tatt?
Ring eller send en direkte melding: «Hei, jeg holder på å telle opp til middagen — kommer dere?» Det er ikke frekt å spørre, det er praktisk, og folk flest er bare glade for påminnelsen.
Bør jeg sette svarfrist på en konfirmasjon eller et jubileum også?
Ja. Alt som har servering, trenger et antall. Fristen kan være kortere enn i et bryllup, men den bør stå på invitasjonen, ellers får du svarene den siste uka.
Kan gjester svare for hele husstanden?
Det er praktisk hvis de kan, men da må det stå tydelig hvem invitasjonen gjelder. Sender du én lenke per person, blir tellingen riktig av seg selv, og du slipper å tolke «vi kommer».
Hva med de som vil ta med følge?
Si i invitasjonen om følge er velkomment eller ikke. Er det åpent, bør gjesten kunne be om det og du kunne godkjenne — da vet begge parter hva som gjelder, og antallet ditt stemmer.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.